Kolik hodin týdně ztrácíte psaním emailů zákazníkům — a co byste mohli dělat místo toho

Představte si, že vám někdo řekne: dostanete zpět celý jeden pracovní den týdně. Co byste s ním dělali?

Mohli byste konečně zavolat těm třem potenciálním zákazníkům, které odkládáte. Vyřešit sklad, který vás trápí. Nebo prostě odejít v pátek odpoledne domů a nenošit práci do víkendu.

Jenže tento den vám někdo krade — každý týden. A jmenuje se emailová schránka.

Čísla, která vás možná překvapí

McKinsey Global Institute zjistil, že průměrný pracovník tráví 28 % pracovního týdne čtením a odpovídáním na emaily. Při čtyřicetihodinovém týdnu je to více než 11 hodin — celý pracovní den a půl.

Adobe ve svém průzkumu přišlo k podobnému závěru: 3,1 hodiny denně připadají na pracovní email. To je zhruba 15 hodin týdně.

A kolik emailů denně přijde? Průměrně 121 zpráv — z nichž jen asi třetina je skutečně relevantní. Zbytek jsou kopie, notifikace, newslettery a šum.

Skrytá cena: přerušování ničí soustředění

Problém není jen čas strávený přímo v emailu. Horší je, co se děje kolem.

Výzkumnice Gloria Mark z University of California, Irvine zjistila, že po každém přerušení trvá návrat k původní práci průměrně 23 minut a 15 vteřin. A emaily nás přerušují opakovaně — průměrný pracovník kontroluje schránku zhruba 15× za den.

Počítejte: 15 přerušení × 23 minut = více než 5 hodin ztraceného soustředění denně. Jen kvůli kontrole schránky.

Jiný výzkum (Loughborough University) ukázal, že i pouhý letmý pohled do emailu, který nevyžaduje odpověď, stojí 64 vteřin návratového času k původnímu úkolu.

Co to stojí v penězích

Přepočteme to konkrétně pro českou realitu.

U OSVČ a majitelů firem je to ještě horší. Hodina vašeho času má hodnotu toho, co byste mohli fakturovat, nebo toho, co byste mohli vybudovat. Odpovídání na opakující se dotazy zákazníků je přesně ten druh práce, který vás drahý stojí nejvíce — protože vytlačuje práci, která skutečně posouvá firmu dopředu.

Paradox viditelné práce

Existuje jeden psychologický efekt, na který upozorňuje autor Cal Newport: říká mu „pseudo-produktivita". Jde o tendenci zaměňovat viditelnou aktivitu — mizející emaily, rychlé odpovědi — za skutečně hodnotnou práci.

Odpovídání je viditelné. Je okamžitě uspokojivé. Ale hluboké přemýšlení nad tím, jak získat nové zákazníky, jak zlepšit produkt nebo jak delegovat zbytečnou práci — to viditelné není. A proto ho odkládáme.

Emailová schránka nás přesvědčuje, že jsme produktivní. I když jsme celý den jen reagovali.

Jak to vypadá u českých e-shopů

Pokud provozujete e-shop, situace je ještě naléhavější. Průzkum GFI Software z roku 2025 zjistil, že e-shopy odpovídají zákazníkům v průměru za 21,5 hodiny — přičemž zákazníci čekají odpověď do hodiny.

Shoptet přitom upozornil, že komunikace patří mezi hlavní faktory, podle kterých zákazníci posuzují důvěryhodnost e-shopu. Třetina zákazníků vyjádřila nespokojenost s rychlostí a kvalitou emailové komunikace.

To je obrovská příležitost pro každého, kdo odpovídá rychleji a konzistentněji než konkurence.

Co s tím?

Výzkum Kushlev a Dunn z University of British Columbia prokázal, že omezení kontroly emailu na 3× denně výrazně snižuje denní stres — aniž by klesla produktivita.

Dalším krokem je automatizace opakující se komunikace. Pokud odpovídáte na stejné dotazy znovu a znovu — kde je objednávka, jaká je dodací lhůta, jak reklamovat — existuje způsob jak to řešit bez vašeho každodenního zapojení.